Clase del viernes 02-sep-2011
Creación para trabajo en clase.
Tablas
de Retención Documental T.R.D.
Las tablas de retención
documental son listados de series de tipos documental a los cuales se les asigna
un tiempo determinado el cual representa el ciclo vital de los documentos.
Con estos métodos lo que se
busca es el mejoramiento en el manejo de la información, aportando la
racionalización en la producción de documentos, permitiendo la administración de
los mismos, prestando un mejor control y acceso en los tiempos establecidos.
De esta manera se responde a
las necesidades de los documentos frente a su conservación, regulando los manejos
de los documentos en las diferentes etapas de los archivos ayudando a dar
soporte en los procesos administrativos.
Se deben tener en cuenta
algunos pasos para la elaboración de las T.R.D. como son:
-
Consultas preliminares sobre la empresa o
institución a tratar
-
Realizar un análisis de la información recolectada
-
Creación de las tablas de retención.
Se elaboran las propuestas
frente a las TRD (Series documentales, sub series documentales, tramites de cada
una de las dependencias) con su respectiva sustentación, teniendo en cuenta las
normas, reglamentos, leyes contenidos en las entidades competentes como el
Archivo General De La Nación A.G.N. entre otros.
Tablas
de Valoración Documental T.V.D.
Para la elaboración de las
tablas de valoración documental se deben tener en cuenta ciertos aspectos, como
son los sistemas que muestran las
diferentes dependencias que producen los documentos con sus series ya que son
aspectos muy importantes y que se deben tener en cuanta en los cuadros de clasificación
documental.
De igual manera se tiene
presente la asignación del nombre que se da a las unidades documentales para su
posterior agrupación documental ya que esta operación facilita la agrupación documental,
además se deben crear listados de series, sub series, tipologías que
corresponden a lo requerido en el mismo cuadro de clasificación.
