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Clase del viernes 02-sep-2011 

Creación para trabajo en clase.

Tablas de Retención Documental  T.R.D.

Las tablas de retención documental son listados de series de tipos documental a los cuales se les asigna un tiempo determinado el cual representa el ciclo vital de los documentos.

Con estos métodos lo que se busca es el mejoramiento en el manejo de la información, aportando la racionalización en la producción de documentos, permitiendo la administración de los mismos, prestando un mejor control y acceso en los tiempos establecidos.

De esta manera se responde a las necesidades de los documentos frente a su conservación, regulando los manejos de los documentos en las diferentes etapas de los archivos ayudando a dar soporte en los procesos administrativos.

Se deben tener en cuenta algunos pasos para la elaboración de las T.R.D. como son:

-       Consultas preliminares sobre la empresa o institución  a tratar

-       Realizar un análisis de la información recolectada

-       Creación de las tablas de retención.

Se elaboran las propuestas frente a las TRD (Series documentales, sub series documentales, tramites de cada una de las dependencias) con su respectiva sustentación, teniendo en cuenta las normas, reglamentos, leyes contenidos en las entidades competentes como el Archivo General De La Nación A.G.N. entre otros.

Tablas de Valoración Documental T.V.D.

Para la elaboración de las tablas de valoración documental se deben tener en cuenta ciertos aspectos, como son los sistemas  que muestran las diferentes dependencias que producen los documentos con sus series ya que son aspectos muy importantes y que se deben tener en cuanta en los cuadros de clasificación documental.

De igual manera se tiene presente la asignación del nombre que se da a las unidades documentales para su posterior agrupación documental ya que esta operación facilita la agrupación documental, además se deben crear listados de series, sub series, tipologías que corresponden a lo requerido en el mismo cuadro de clasificación.